Business Center Herning ApS’s erklæring om behandling og beskyttelse af personoplysninger

Personoplysninger

Business Center Herning ApS (herefter BCH) indsamler persondata-informationer direkte fra kunden eller fra offentliggjorte online publikationer, fx navn, adresse, e-mail, telefonnummer, hjemmeside og cvr-nummer.
Personoplysninger, herunder navn, titel, telefonnummer og mailadresse, som registreres af BCH, vil kun blive benyttet til det formål, hvortil oplysningerne er indhentet.

BCH anvender oplysningerne på følgende måde:
• Til at besvare spørgsmål fra og kommunikere med kunderne
• For at yde kundeservice
• For at informere kunderne om særtilbud og øvrig reklame
• For at levere produkter samt services, som kunderne har bestilt

Oplysninger vedrørende aktie- eller anpartsselskabers navn, adresse mv vedrører ikke en fysisk person og er derfor ikke omfattet af nærværende beskrivelse.
Oplysningerne vil blive delt med Canon Danmark A/S, CVR-nr. 56193316, med henblik på at sikre kontaktoplysninger vedr. service, fakturering og andre tilknyttede ydelser.
Oplysningerne vil ikke blive videregivet til udenforstående.
Oplysninger som navn, mail og telefonnummer kan dog videregives til BCH’s samarbejdspartnere i forbindelse med service, reparation eller tilsvarende.

Personoplysninger eller fortrolige oplysninger vil blive opbevaret på sikker vis, så de ikke kommer til kendskab for uvedkommende. Oplysninger vil blive tilintetgjort, når behovet for at opbevare oplysningerne ikke længere er til stede. Dette vil tidligst ske efter udløbet af det 5. regnskabsår efter aftalen mellem kunden og BCH er afsluttet.

BCH er forpligtet til at beskytte registrerede personoplysninger og holde kontrol med adgangen hertil. Vi anvender rimelige og passende fysiske, tekniske og administrative procedurer til at beskytte indsamlede personoplysninger. Det er kun BCH-personale, som har tilladelse til at håndtere oplysninger, som er udleveret til BCH. BCH opbevarer personoplysninger i adgangskode-sikrede systemer på servere, som overholder BCH’s politikker, standarder og procedurer for informationssikkerhed. Vi opbevarer fx personoplysninger på IT-systemer, hvortil der er begrænset adgang og som er placeret i kontrollerede faciliteter.
Når/hvis vi sender følsomme oplysninger, fx en adgangskode eller et cpr-nummer, på internettet, beskytter vi oplysningerne ved hjælp af kryptering.

Personoplysninger ved indgåelse af leasing-aftaler

I forbindelse med indgåelse af en handel som omfatter finansiering via et eksternt leasingselskab skal der oplyses en række ekstra persondata til leasingselskabet. Disse data er cpr-nr., adresse/billedlegitimation eller andet. Såfremt BCH står for indhentning heraf samt videregivelse til leasingselskab, behandles oplysningerne fortroligt og videregivelsen til leasingselskabet foregår krypteret.

Personoplysninger i forbindelse med udførelse af serviceopgaver

Registrerede personoplysninger til brug ved udførelse af serviceopgaver, forsendelse af toner mm (kontaktpersons navn, telefon og mail) videregives til samarbejdspartnere såfremt det er relevant. Det kan være til tekniker samt transportører. Oplysningerne benyttes ikke til andre formål.

Samarbejdspartneres rettigheder til opbevarede personoplysninger
Som samarbejdspartner har du ret til at få adgang til registrerede personoplysninger om dig selv. Du er desuden berettiget til at gøre indsigelser mod behandling af dine personoplysninger.
Du har ret og pligt til at få personoplysninger om dig selv rettet.
Du har ret til at få personoplysninger om dig selv slettet uden unødig forsinkelse, hvis BCH ikke fortsat har en legitim interesse i at opbevare dine personoplysninger.
Såfremt BCH i henhold til gældende lovgivning er forpligtet til at opbevare oplysningerne, kan du ikke kræve, at dine personoplysninger slettes.

Såfremt du ønsker at gøre indsigelser mod BCH’s behandling af dine personoplysninger og vores indsamling af disse, kan du skrive til: info@bcherning.dk eller Business Center Herning ApS, Dalgasgade 25, 7.th, 7400 Herning.

Tavshedspligt

BCH samt BCH’s samarbejdspartnere har tavshedspligt med hensyn til forhold, som bliver virksomheden og/eller den enkelte medarbejder bekendt i forbindelse med udførelsen af arbejde for kunden.
Tavshedspligten gælder alle forhold, der i sagens natur skal hemmeligholdes, samt forhold hvor hemmeligholdelse bliver foreskrevet.

Tavshedspligten omfatter:
• Alle informationer som er fortrolige eller kan henføres til bestemte personer
• Ideer, projekter, beskrivelser, tegninger, dokumenter og IT-systemer som BCH’s medarbejdere måtte blive bekendt med i forbindelse med samarbejde med kunden

Udleveret materiale vil blive behandlet omhyggeligt og tilbageleveret eller tilintetgjort efter endt behandling.
Tavshedspligten gælder også efter, at arbejdet hos kunden er ophørt.

Eventuelt udleverede koder, nøgler eller adgangskort vil blive behandlet med forsigtighed, således at de ikke deles med uvedkommende. Så snart behovet for adgang ophører vil BCH eller vores eventuelle samarbejdspartner give kunden besked, således at adgangen kan begrænses eller lukkes.

Databehandler

I forhold til persondataforordningen, som trådte i kraft den 25. maj 2018, har BCH, med udgangspunkt i Datatilsynets og Justitsministeriets ”Vejledning om dataansvarlige og databehandlere” fra november 2017, vurderet, at BCH ikke er databehandler i forholdet til Jer som kunde i forbindelse med salg og serviceaftale.
I vejledningen er angivet, at der ved vurdering af om en kunde eller leverandør er databehandler eller dataansvarlig, skal lægges vægt på den/de hovedydelser der leveres.

Databehandler konstruktionen forudsætter således, at der som en del af aftalen, skal behandles persondata efter instruks fra den dataansvarlige.

Den overvejende del af kundeaftalen med jer som kunde og BCH som leverandør, drejer sig først og fremmest om levering af andre ydelser end behandling af personoplysninger, herunder salg af udstyr, levering af toner til og reparation af jeres kopimaskine. I disse tilfælde vil I levere personoplysninger til BCH, som er nødvendige for at vi kan levere og fakturere hovedydelsen. Disse oplysninger vil blive givet uden behov for instruks om, hvordan vi skal behandle oplysningerne og oplysningerne vil ikke blive brugt til andet end grundlag for levering af hovedydelsen.

BCH vil derfor som leverandør af printere og kopimaskiner og som serviceleverandør på printere og kopimaskiner normalt ikke være behandler af persondata.

Nyhedsbreve

BCH kan sende nyhedsbreve til dig med annoncer for vores produkter og services.
Nyhedsbreve fremsendes udelukkende til modtagere, som selv har tilmeldt sig til BCH’s nyhedsbreve.

Tilmelding sker således:
• Mundtlig tilmelding, hvorefter vi afsender en bekræftelsesmail til dig på tilmelding til nyhedsbrev
• Skriftlig tilmelding

Såfremt du ikke længere ønsker at modtage BCH’s nyhedsbrev kan dette afmeldes ved at sende en mail med ”Nej tak til nyhedsbrev” til info@bcherning.dk

Herning d. 1.2.19